業務の手順書は文字だけで説明されてもわかりにくいことがあります。業務内容が複雑だったり、長い説明が必要だったりする場合には、動画で説明すると簡潔にわかりやすく相手に伝えることができます。また文字のみの説明での解釈の違いによる誤認も少なくなります。手順書を動画化するメリットや方法、事例などを紹介します。
業務手順はテキストで説明するより、視覚的に確認できたほうが、理解しやすい場合も多いです。
テキストと画像だけだと、複雑な手順になれば情報量が増加します。動画だと作業者の動きと音声やテロップでの補足もあるため、見る側も直感的に理解しやすいのです。
パソコンやスマホやタブレットがあれば、時間や場所の制限なく手順をチェックできます。製品やサービスのマニュアルをYou Tubeなどにアップロードすれば、ユーザーも電話でわざわざ問い合わせをしなくて済むのです。
理解できるまで何度も繰り返し閲覧できるのですから、習熟度アップにもつながります。
テキストの場合、複雑な手順だと紙やインクの代金が多くなります。動画はデータとして残り続けるため、印刷コストがかかりません。無料で複数人と共有もできるため、配布の手間もかからないですし、保管場所の確保も不要で管理しやすいです。
手順書を動画にするためには素材が必要です。
機材と動画編集ツール、操作する人材や説明対象となる製品が必須です。社内の作業マニュアル程度なら、画質にこだわらない限り、スマートフォンでもかまいません。
画質にこだわるなら、ビデオカメラを用意しましょう。撮影動画の無駄な部分を取り除くために動画編集も必要です。
マニュアルの質を上げたいなら、ナレーターやＢＧＭや台本を用意します。台本では撮影するシーンや、説明のためのナレーションや字幕です。台本があれば、スムーズに撮影が進みます。
動画の構成案と目次を作成します。誰に見せるのか、ターゲットを明確にし、いつ、どこで、なんのためにという点を意識して流れを考えるのがポイントです。
動画マニュアルで必要な情報と資料を集めます。動画作成時、具体的になにが必要かイメージした上で集めるものを取捨選択してください。
構成案と情報と資料に基づいた台本を作成します。台本がないと、撮影がスタートしてから素材が不足したり撮影のやり直しが出たりする原因になるからです。シーンに合った図表やテキストや資料映像、ナレーションのセリフを入れます。
台本に従って、動画撮影と音声録音を行います。機材のセッティングやセリフの用意、ナレーションもあるためスケジュールには余裕を持たせたほうが無難です。
映像と音声や素材を組み合わせて編集します。ナレーションとBGMも必要なら挿入してください。作業担当者は基本の操作を把握していること、冗長にならないこと、編集中でも人に見てもらい客観的な意見を求めるのが編集のコツです。
わかりやすくマニュアルを動画化するためには、いきなり撮影しようとせず、動画で伝えたいターゲットと目的を明確にしましょう。
ターゲットと目的に沿ったコンテンツの内容を考えて動画を構成しないと、内容がぼやけてしまう可能性があるからです。
まずは誰に対しての動画なのか、動画を見てもらう目的は何なのかをはっきりさせ、それに沿って盛り込んでいくコンテンツの内容や、順番、ナレーションの内容などを構成していけば、ターゲットが理解しやすい動画になります。
動画は長すぎるとどこに知りたい情報があるのかわかりにくくなり、最後まで見てもらえないこともあります。動画視聴者は求める情報を早く手に入れたいため、動画が長くなりすぎないよう注意する必要があります。
そのため動画は1つのテーマごとに1つの動画を作るようにしましょう。テーマごとに区切ってあれば、繰り返して見たい場合にも、必要な部分だけを探しやすくなります。
撮影をする場所が暗かったり、狭かったりすると、仕上がった動画が見にくくわかりにくいものになってしまいます。暗くて何をしているかわからない、カメラの位置が近すぎるまたは角度が悪くて見えにくいなど、せっかく撮影したものが役に立たない場合があります。
試し撮りしたものを見てみれば、何が悪いかわかるはずですから、暗ければスタンド照明などを用意したり、カメラワークを工夫したりしてみましょう。コツは「動画を見る人の立場になってみる」ことです。動画のターゲットと目的に立ち返り、どのように撮影すればわかりやすいのか考えてみましょう。
文章やナレーションだけでは伝わりにくい作業のマニュアルこそ、動画が力量を発揮します。実際の作業を撮影し、ポイントとなる箇所にテロップや図解を入れながら説明するとわかりやすい動画を作成できます。
視聴者は動画通りに作業を行えばいいので、非常に役立つでしょう。ナレーションで説明を入れていても、テロップがあれば聞き取りにくくても理解できるため情報の補完にもなります。
動画ソフトに求めている機能がついているかは最初に確認しましょう。そのためにはどのような動画を作りたいかを明確にしておく必要があります。
目的に沿った動画ソフトを使うことで、作成作業の時間や手間を大幅に削減することができるので、ソフトの機能は必ず確認してください。
またテンプレートや自動翻訳などがどのような機能になっているかも、作業効率のためには重要です。
動画作成は思っているより時間がかかることがあります。ソフトによって時間をかなり短くできますので、操作性の良さを確認しましょう。
無料トライアルなどを利用して、購入する前に体験しておくとソフトの使い勝手がわかります。
ソフトを使っている際にわからないことがあったり、問題があったりした場合、サポート体制が整っていると良いです。できれば作業中にすぐ解決したいので、電話やチャットですぐにオペレーターに相談できるサポート体制なら安心です。
またセキュリティ対策もしっかり行われているかも見ておきましょう。
-->センチュリー21は接客グランプリで受賞した人材を活用してマニュアルを制作しています。動画のため接客ではどんな流れで説明をするか具体的なお手本を確認できるのがポイントです。
テキストより、具体的な話の内容や表情や動きなどすべて確認できてわかりやすいマニュアルになっています。説明以外の雑談でもなにをいえばいいかもわかりやすく、すぐに業務に活かせるでしょう。
日経BP 日本経済新聞出版本部の新人社員を対象とした研修動画です。単なる説明ではなく、ドラマ仕立てのためユーザーも楽しんで閲覧できます。タイトルも右下にずっと出ているため、動画の内容やテーマが伝わりやすいです。
シーンに合わせてナレーションも入れて補足しているため全体的にわかりやすいマニュアルになっています。
静岡県JAの小松菜の農作業を紹介するマニュアル動画です。栽培している小松菜の特徴からはじまり、実際に農作業をしている方が作業しながら、ナレーションとセリフで説明してくれます。
手元の動き、正常品と不良品の違いを実際の小松菜を使って視覚的に解説しているのもポイントです。スムーズに作業をすすめるコツも、映像で見られるためわかりやすいです。
クリニックの業務マニュアル作成手順です。テキストが中心ですが、代表者による細かなポイントをナレーションで入れて補足しています。テキストもタイトルは黒い文字を太くし、目立たせているのもポイントです。
ラストにマニュアル集の基本セットと企業情報を紹介しています。マニュアルと同時にマーケティング素材としても機能している動画です。
株式会社クボタケミックスの水道排水用ポリエチレンパイプのＥＦ接合施工動画マニュアルです。最初に工具とおおまかな作業手順とポイントを紹介しています。
次に作業者が実際の作業と同じ工程で進行。下にテロップによるポイントを表示してわかりやすくしています。実際の作業と同じ内容を視覚的に見ることができるため、本来専門的でむずかしい作業でもわかりやすくなっているのです。
ナレーションを入れていない、足場組立のマニュアルです。軽快な曲に合わせてどんなふうに足場を組み立てているのか淡々と作業だけが流れていきます。
ある意味、無駄のないマニュアル動画といえるでしょう。アップがないため手元の詳細な動きは見づらいですが、作業の概要はしっかりと理解できますし、現場の雰囲気も感じ取れます。
動画を作成するには、コンテンツ作成や台本作成、撮影、編集といった作業が必要です。わかりやすいマニュアル動画を作成するには、動画編集のスキルによって仕上がりが大いに左右されます。
動画作成のスキルは今後も役立てていくことができるので、動画編集スクールで学ぶこともおすすめです。
法人向けスクール3選を紹介しているので、検討してみてはいかがでしょうか。
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